Sign In
Cyngor Caerdydd www.caerdydd.gov.uk
Loading

Fy Nghymdogaeth

Defnyddiwch eich cod post i ddod o hyd i gynghorwyr, cyfleusterau, dalgylchoedd ysgol lleol a mwy.

Find facilities in my area

Cyngor Caerdydd

www.caerdydd.gov.uk

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Cynghorydd Ward a Ffurflen Ganiatad​

Cynghorwyr Etholedig yw’r rheolwyr sy’n gyfrifol am brosesu gwybodaeth bersonol mewn cysylltiad â phrosesu ceisiadau a geir gan etholwyr ward. 
 
Yn unol â deddfwriaeth ddiogelu data gyfredol, mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am sut mae Cynghorwyr Etholedig yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn ymateb i geisiadau gan etholwyr ac yn rhoi gwybodaeth am hawliau preifatrwydd unigolion.
 

Beth yw rôl cynrychiolydd etholedig?​

Mae Cynghorwyr Etholedig yn cynnal cymorthfeydd cyngor yn rheolaidd ac yn ymateb i ymholiadau am waith achos ac ymholiadau ynglŷn â pholisïau sy’n cael eu codi gan breswylwyr yn fy ward. Er mwyn rhoi cymorth ac ymateb i’r ymholiadau hyn, mae angen prosesu data personol sy’n ymwneud â’r etholwr sy’n gwneud y cais ac unigolion eraill a allai eisiau dymuno bod yn rhan neu wedi’u nodi yn y materion sy’n cael eu codi neu wrth ymdrin ag ymholiadau.
 

Sut mae data personol yn cael ei broses wrth ymateb i geisiadau gan etholwyr?​​

Pan ofynnwch am help a chymorth gan Gynghorydd Etholedig, bydd angen iddyn nhw gasglu rhywfaint o wybodaeth gennych.Yn gyffredinol bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol megis eich enw, eich cyfeiriad a’ch gwybodaeth gyswllt ynghyd â manylion am eich problem neu’ch pryder.
 
Mae’r gyfraith yn trin rhai mathau o wybodaeth bersonol fel rhai ‘arbennig’ gan fod angen ei diogelu’n fwy oherwydd ei sensitifrwydd. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am darddiad ethnig neu hiliol; rhywioldeb a bywyd rhywiol; crefydd neu gredoau athronyddol; aelodaeth o undeb llafur; barn wleidyddol; data biofetrig a genetig; iechyd meddwl neu gorfforol; ac euogfarnau troseddol a throseddau. Bydd angen prosesu’r math hwn o wybodaeth ond pan fo’n berthnasol i’r cais rydych yn ei wneud. Yn yr amgylchiadau hyn bydd angen i chi gwblhau Ffurflen Ganiatâd (252kb PDF).​​​​​​​​​​​Dolen yn agor mewn ffenestr newydd
 
Ni ddefnyddir yr wybodaeth bersonol rydych yn ei rhoi, neu y gall Cynghorwyr Etholedig ei chael gan sefydliadau neu unigolion wrth ymdrin ag ymholiadau, ond er mwyn ceisio datrys y broblem neu’r pryder rydych wedi ei chodi/godi.Ni chaiff eich data personol ei ddefnyddio mewn ffordd sydd yn mynd y tu hwnt i’ch disgwyliadau rhesymol.
 

A gaiff fy nata personol ei rannu gydag unrhyw un arall?​

Caiff gwybodaeth bersonol amdanoch ei datgelu ar sail ‘angen gwybod’ yn unig i sefydliad trydydd parti a/neu unigolyn perthnasol a all roi gwybodaeth i helpu i fynd i’r afael â’ch pryder neu i ddatrys eich pryder. Mae enghreifftiau’n cynnwys Cyngor Caerdydd, cyngor arall neu Lywodraeth Cymru, cynrychiolwyr etholedig a deiliaid swyddi cyhoeddus eraill, landlordiaid, asiantaethau gorfodi’r gyfraith a chyrff ymchwiliol, y cyfryngau, gofal iechyd, cynghorwyr neu ymarferwyr cymdeithasol a lles.
 
Ni chaiff unrhyw wybodaeth bersonol a gafwyd gan y Cynghorwyr Etholedig ei datgelu ymhellach ac eithrio at ddiben prosesu ceisiadau gan etholwyr ac ymateb iddynt, oni bai bod y gyfraith yn gofyn am hynny e.e. er mwyn atal neu ganfod trosedd neu ddiogelu plant neu oedolion sy’n agored i niwed.
 
Gallai gwybodaeth bersonol gael ei storio ar ran y Cynghorwyr Etholedig gan y Cyngor mewn rhan ddynodedig o’i rwydwaith diogel. Heblaw am weithrediadau monitro a thechnegol, ceir mynediad a gwneir prosesu yn unol â chyfarwyddiadau Cynghorwyr Etholedig yn unig.
 
Mae unrhyw drydydd partïon, y gall Cynghorwyr Etholedig rannu eich data â nhw, yn gorfod cadw eich manylion yn ddiogel, a defnyddio eich data at ddibenion rydych eisoes yn gwybod amdanynt.
 
Os gofynnwch yn benodol i Gynghorydd Etholedig beidio â datgelu gwybodaeth y mae modd eich adnabod ohoni i drydydd partïon y gallai fod angen iddo gysylltu â nhw, bydd yn ceisio parchu hynny. Fodd bynnag, efallai na fydd yn bosibl symud y mater ymlaen i chi heb ddatgelu eich enw.
 
Pan ddaw swydd Cynghorydd Etholedig i ben, gall drosglwyddo ceisiadau gennych sydd heb eu datrys i gynghorydd ward arall, oni bai eich bod yn dweud wrtho i beidio â gwneud hynny.
 

Sut mae data personol am unigolion eraill ei brosesu mewn cysylltiad â cheisiadau gan etholwyr?​

Wrth gynrychioli etholwyr, o bryd i’w gilydd bydd Cynghorwyr Etholedig yn prosesu gwybodaeth bersonol sy’n ymwneud â: 
  • chyflogeion sy’n gweithio yn y Cyngor a/neu sefydliadau sector cyhoeddus, trydydd sector neu sector preifat eraill 
  • cynrychiolwyr etholedig a rhai eraill â swyddi cyhoeddus 
  • achwynwyr ac ymholwyr 
  • perthnasau, gwarcheidwaid a chysylltiadau’r etholwyr y mae Cynghorydd Etholedig yn eu cynrychioli 
  • cysylltiadau busnes neu gysylltiadau eraill 
  • testun cwynion 

Beth yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu fy nata personol?​​

Y seiliau cyfreithiol y dibynnir arnynt ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag ymateb i geisiadau gan etholwyr yw:
  • cydsyniad awgrymedig neu benodol yr etholwr sy’n gwneud y cais (neu unrhyw bobl berthnasol eraill pan fo hyn yn briodol) 
  • er budd sylweddol y cyhoedd wrth i gynrychiolwyr etholedig ymateb i geisiadau am waith achos 
  • er mwyn perfformio tasg a wneir er budd y cyhoedd neu i gyflawni swyddogaethau Cynghorydd Etholedig, i wneud gwaith achos i gefnogi neu hyrwyddo ymgysylltu democrataidd 
  • wrth ymchwilio i fuddiannau cyfreithiol Cynghorwr Etholedig fel cynrychiolydd etholedig a buddiannau eu hetholwyr, er mwyn cynorthwyo i ddatrys pryderon sydd wedi’u cyfleu iddo, pan ystyrir bod y buddiannau hynny’n drech nag unrhyw ymyrraeth â phreifatrwydd sy’n rhan o brosesu data personol am unigolion eraill 

Ydy fy nata personol yn cael ei drosglwyddo y tu hwnt i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?​

Ni chaiff gwybodaeth bersonol dan reolaeth Cynghorwyr Etholedig ei hanfon y tu hwnt i’r Ardal Economaidd Ewrop (‘AEE’)
Neu
Mae rhai darparwyr gwasanaeth wedi’u lleoli y tu allan i’r AEE ac felly gallai fod angen trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r AEE. Pan fo Cynghorwyr Etholedig yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r AEE, byddant yn sicrhau ei fod yn cael ei ddiogelu yn yr un ffordd pe bai’r data y tu mewn i’r AEE.
 

Am faint y caiff fy nata personol ei gadw?​

​​Fel arfer, ar ôl cau achos, bydd papurau achos yn cael eu cadw tan ddiwedd cyfnod swydd y Cynghorydd Etholedig neu am 3 blynedd, oni bai eich bod yn gofyn iddo wneud fel arall neu os oes gofyn fel arall yn ôl y gyfraith.
 
Yn aml, eir yn ôl i waith achos er mwyn darparu’r gwasanaeth a’r gynrychiolaeth orau i etholwyr, y gall Cynghorwyr Etholedig barhau i gael gohebiaeth ganddynt o bosibl. Felly, mae’n rhesymol i gynrychiolydd etholedig gadw data personol am y cyfnod hwn.
 
Os daw cyfnod swydd Cynghorydd Etholedig i ben cyn datrys cais etholwr, gall drosglwyddo’r ffeil achos i gynghorydd ward arall, oni bai y gofynnwch iddo beidio â gwneud felly.
 

Sut mae data personol yn cael ei ddiogelu?​

Rhoddir mesurau diogelwch ar waith i sicrhau bod gwybodaeth bersonol a reolir gan Gynghorydd Etholedig yn cael ei diogelu rhag cael ei cholli ar ddamwain neu’i haddasu, rhag mynediad amhriodol, neu rhag cael ei chamddefnyddio neu’i dwyn.
 

Pa hawliau sydd gennyf o ran fy nata personol?​​

Ar unrhyw adeg tra bo Cynghorydd Etholedig yn meddu ar eich data personol neu’n ei brosesu, cewch chi, fel testun y data, dynnu eich cydsyniad yn ôl fel na all brosesu eich data.
 
Hefyd mae gennych yr hawliau canlynol:
  • Hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i wneud cais am gopi o’r wybodaeth y mae Cynghorydd Etholedig yn ei chadw amdanoch. 
  • Hawl i gywiro – mae gennych hawl i’r data y mae Cynghorydd Etholedig yn ei gadw amdanoch gael ei gywiro os yw’n anghywir neu’n anghyflawn.
  • Hawl i gael eich anghofio – mewn amgylchiadau penodol gallwch ofyn i ddata y mae Cynghorydd Etholedig yn ei gadw amdanoch gael ei ddileu o’i gofnodion. 
  • Hawl i gyfyngu ar brosesu – pan fo amodau penodol yn berthnasol, mae gennych hawl i gyfyngu ar y prosesu.
  • Hawl i gludadwyedd – mewn amodau penodol, mae gennych yr hawl i gael y data y mae Cynghorydd Etholedig yn ei gadw amdanoch wedi’i drosglwyddo i sefydliad arall. 
  • Hawl i wrthwynebu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu mathau penodol o brosesu, megis marchnata uniongyrchol a phrosesu awtomataidd. 
  • Hawl i gwyno – os bydd Cynghorydd Etholedig yn gwrthod eich cais yn unol â hawliau mynediad, bydd yn rhoi’r rheswm dros hyn i chi. Mae gennych yr hawl i gwyno. Os na all Cynghorydd Etholedig ddatrys eich cwyn i’ch boddhad, cewch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler y manylion cyswllt isod). 

Gallwch gysylltu â Chynghorydd Etholedig trwy’r post, dros e-bost neu ar y ffôn, trwy ddefnyddio’r manylion cyswllt sydd ar wefan y Cyngor​.​
 
Sylwer y bydd angen i Gynghorydd Etholedig ofyn i chi brofi pwy ydych chi os dewiswch arfer unrhyw o’r hawliau uchod ynglŷn â’ch data personol.
 
Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn gyfrifol am gynnal hawliau gwybodaeth yn y DU. I gael esboniad manwl o’r hawliau hyn a’r amgylchiadau maent yn berthnasol iddynt, ewch i wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ​​​​​​​D​olen allanol yn agor mewn ffenest newydd​.​​​
 
Os hoffech gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth y manylion cyswllt yw:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113