Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Etholiadol

​​​​​​​​​Gall gwybodaeth bersonol gael ei chasglu:

•          Ar ffurf papur (e.e. ffurflen Ymholiad Aelwyd)
•          Drwy www.gov.uk/register-to-vote
•          E-bost
•          Ffôn
•          Gwefan
•          Wyneb yn wyneb (drwy ein cyflogeion)
•          Adrannau eraill y Cyngor​

Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu gennych?​​​

Rydym yn casglu eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn. Weithiau byddwn yn casglu gwybodaeth arall y teimlwch sy’n sensitif i chi. Efallai mai eich cenedligrwydd, ddyddiad geni, rhif yswiriant gwladol neu’r rheswm bod angen pleidlais drwy’r post neu bleidlais drwy ddirprwy arnoch. Efallai y byddwn angen tystiolaeth bellach gennych megis copïau o’ch pasbort, tystysgrif priodas neu drwydded yrru.

Pam ein bod yn casglu a phrosesu’r wybodaeth hon?​​

Mae Cyngor Caerdydd yn casglu a phrosesu’r wybodaeth hon i alluogi etholwyr cymwys i fwrw pleidlais mewn etholiad. Yn ôl y gyfraith mae’n rhaid i ni ddarparu gwasanaeth etholiadol. Er mwyn i ni wneud hyn, rhaid i chi roi eich gwybodaeth bersonol i ni. Y gyfraith sy’n gofyn i ni wneud hyn yw Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983.

Bydd y wybodaeth a roddir/cesglir yn cael ei phrosesu’n unol â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018.

 phwy efallai y byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth?​​​

Bydd ein darparwyr meddalwedd hefyd yn storio eich gwybodaeth, ond dim ond ar ein cyfarwyddyd ni. Ni fyddant yn ei defnyddio i unrhyw ddiben arall, a rhaid iddynt ei gwarchod yn yr un modd ag y byddem ni. Gallwch weld eu gwybodaeth preifatrwydd​​​​​​​​​D​olen allanol yn agor mewn ffenest newydd​
 

Efallai y rhannwn wybodaeth ag adrannau eraill yng Nghyngor Caerdydd lle gwneir cais am y wybodaeth er mwyn atal a chanfod trosedd. Gofynnir am y wybodaeth yn unswydd er mwyn cydymffurfio â gofynion statudol y Cyngor. Ni chaiff y wybodaeth ei defnyddio i unrhyw ddiben arall. Cynghorir yr holl staff sydd yn ymwneud â’r mater hwn ei bod yn drosedd datgelu neu ddefnyddio unrhyw ran o’r wybodaeth a roddwyd yn unol â thelerau eu cais.  Mae’r darpariaethau yn ymwneud â chyflenwi’r Gofrestr Etholiadol wedi eu cynnwys yn Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001. Mae’n drosedd mynd yn groes i’r darpariaethau yn y Rheoliadau hynny. Mae rhywun sy’n euog o dramgwydd o’r fath yn atebol os caiff euogfarn ddiannod i dalu dirwy nad yw’n uwch na lefel 5 ar y gyfradd safonol.

Mae rheidrwydd arnom i roi copïau o’r gofrestr etholiadol lawn i sefydliadau ac unigolion penodol yn ôl y gyfraith. Gallen nhw ei defnyddio i’w dibenion eu hunain sy’n wahanol i’n rhai ni, ond rhaid iddynt ei gwarchod yn yr un modd.

Caiff y gofrestr lawn ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn a’i diweddaru bob mis ac ni ellir ei rhoi ond  i’r bobl a’r sefydliadau canlynol:

• Y Llyfrgell Brydeinig
• Awdurdod Ystadegau’r DU
• Y Comisiwn Etholiadol
• Y Comisiwn Ffiniau
• Y Swyddfa Gwysio Rheithgor
• Cynrychiolwyr Etholiadol (AS, ASE, Cynghorwyr Lleol)
• Comisiynydd Heddlu a Throseddu
• Ymgeiswyr sy’n sefyll mewn etholiad
• Pleidiau Gwleidyddol Lleol a Chenedlaethol
• Cynghorau Cymuned
• Heddluoedd, Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol
• ​Asiantaethau Gwirio Credyd​ 

Byddwn hefyd yn rhannu data gyda’r cwmnïau canlynol:​​​

Cyhoeddir y Gofrestr Etholiadol unwaith y flwyddyn. Pan gaiff ei chyhoeddi caiff y gofrestr flaenorol ei rhewi a chopi rhwymedig ei anfon i’r archif. Caiff rhain eu stori ar ein rhan gan Archifau Morgannwg.

Gellir gweld y Polisi Mynediad ar wefan Archifau Morgannwg ​​​​​​​​D​olen allanol yn agor mewn ffenest newydd​.

Gallwch ymweld ag Archifau Morgannwg yn:

Archifau Morgannwg – Clos Parc Morgannwg, Lecwydd, Caerdydd, CF11 8AW

Os ydych wedi dewis cael eich cynnwys yn y gofrestr agored, yn ôl y gyfraith gellir rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw un sy’n gofyn amdani. Gallen nhw ei defnyddio i’w dibenion eu hunain sy’n wahanol i’n rhai ni, ond rhaid iddynt ei gwarchod yn yr un modd.  Mae modd gweld y Gofrestr etholiadol hefyd yn ein swyddfa yn Neuadd y Sir gan unrhyw un sy’n gwneud cais amdani. Gellir archwilio’r gofrestr Etholiadol dan oruchwyliaeth. Mae modd gwneud nodiadau ar bapur ond ni chaniateir gwneud copïau na thynnu ffotograffau. Ni ddylid defnyddio’r wybodaeth a gaiff ei chymryd at ddibenion marchnata uniongyrchol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data, oni bai ei bod wedi ei chyhoeddi yn y fersiwn agored. Bydd unrhyw un sy’n torri’r amodau hyn yn troseddu ac yn derbyn cosb o hyd at £5,000.

Gallwch ddewis pa un ai i gael eich data personol wedi ei gynnwys yn y fersiwn agored o’r gofrestr ai peidio, fodd bynnag, caiff ei gynnwys oni bai eich bod yn gwneud cais iddo gael ei waredu. Ni fydd tynnu eich manylion o’r gofrestr agored yn amharu ar eich hawl i fwrw pleidlais.​​​

Beth a wnawn gyda’ch gwybodaeth?​​

Ei defnyddio i ddibenion etholiadol.

Bydd y wybodaeth a roddir/cesglir yn cael ei phrosesu’n unol â gofynion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018.

O dro i dro bydd rhaid i ni ei rhoi i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Byddai hyn er mwyn datgelu neu atal trosedd, neu er enghraifft, i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. Does dim angen i ni gael eich cydsyniad chi ar gyfer hyn, ond os gallwn, byddwn yn dweud wrthoch ein bod wedi pasio’r wybodaeth yn ei blaen.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?​​​

Gyhyd ag y bydd ei hangen arnom. Unwaith y byddwn wedi gorffen â'r wybodaeth, byddwn yn ei chadw am gyfnod penodedig (cyfnod cadw), ond ddim yn ei defnyddio. Pan ddaw’r cyfnod cadw i ben byddwn yn dileu’r wybodaeth o’n cofnodion.

Eich hawliau​

Mae hawl gennych i arfer eich hawliau unigol, gan gynnwys cyrchu gwybodaeth, cywiro gwybodaeth wallus neu wrthwynebu prosesu eich data personol​.

Ysgrifennwch at Y Swyddog Diogelu Data, Neuadd y Sir, Glanfa’r Iwerydd, Caerdydd, CF10 4UW.

E-bostiwch y Swyddog Diogelu Data yn HawliauUnigolion@caerdydd.gov.uk ​