Mae Gwasanaethau Rhianta Caerdydd yn rhan o Gyngor Caerdydd, sef y Rheolwr Data at ddibenion y data sy’n cael ei gasglu.
Bydd y polisi preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae ein sefydliad yn defnyddio'r data personol a gasglwn gennych pan fyddwch yn defnyddio ein gwefan neu wasanaeth.
Pa ddata rydym yn ei gasglu?
Er mwyn ein galluogi i ddarparu ein gwasanaethau i chi, bydd angen i Wasanaethau Rhianta Caerdydd gasglu a phrosesu eich data personol. Mae hyn yn cynnwys y canlynol, ymhlith eraill:
- Eich enw a’ch dyddiad geni
- Enwau a dyddiadau geni eich plentyn neu blant
- Eich gwybodaeth gyswllt, fel eich cyfeiriad cartref, eich cyfeiriad e-bost a'ch rhif ffôn
- Gwybodaeth amdanoch chi a/neu'ch teulu, sy'n ofynnol er mwyn darparu'r gwasanaeth i chi. Er enghraifft; unrhyw help a chefnogaeth sydd eu hangen arnoch chi a/neu'ch teulu ac unrhyw bryderon sydd gennych amdanoch chi eich hun a/neu eich teulu, unrhyw weithwyr proffesiynol eraill a allai fod yn gweithio gyda chi neu sydd wedi gweithio gyda chi yn y gorffennol.
Mae’r data Categori Arbennig a gasglwn yn cynnwys:
- Hil/Tarddiad Ethnig
- Gwybodaeth iechyd corfforol a/neu iechyd meddwl
- Gwybodaeth ddemograffig, a all gynnwys gwybodaeth am aelodau o'r teulu a'r ardal y maent yn byw ynddi, lle bo angen hynny ar wasanaeth perthnasol
- Rhywedd
Caiff y wybodaeth hon ei chasglu er mwyn darparu’r Gwasanaeth i chi a/neu eich teulu. Gall hyn olygu creu proffil ar PARIS sef y system recordio achosion sy'n cael ei defnyddio.
Os ydych wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, megis aelodau’r teulu neu bobl ddibynnol, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn gwybod am y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn.
Sut rydym yn casglu eich data?
Gallwn gasglu eich data personol yn unrhyw un o'r ffyrdd canlynol:
- Rydym yn cael eich data personol gennych chi eich hun. Bydd hyn ar ffurflenni ysgrifenedig, a sgyrsiau gyda chi.
- Rydym yn cael eich data personol gan unrhyw weithwyr proffesiynol allweddol sy'n gweithio gyda chi, fel gweithwyr iechyd, addysg, gwasanaethau plant a gweithwyr cymorth cynnar proffesiynol eraill. Bydd hyn ar ffurf ffurflenni atgyfeirio a sgyrsiau gyda gweithwyr proffesiynol allweddol.
Efallai y bydd Gwasanaethau Rhianta Caerdydd hefyd yn cael eich data yn anuniongyrchol o'r ffynonellau canlynol:
- Y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (e.e. Ymwelydd Iechyd, Meddyg Teulu, Lles Emosiynol ac Iechyd Meddwl)
- Y Gyfarwyddiaeth Addysg (e.e. Ysgol)
- Sefydliadau a gomisiynwyd gan Gyngor Caerdydd e.e. Barnardo’s Family Wellbeing, HomeStart
- Gwasanaethau Plant (e.e. Gweithiwr Cymdeithasol)
- Cyngor a Chymorth i Deuluoedd Caerdydd (e.e. Porth Teuluoedd, Helpu Teuluoedd)
- Dechrau'n Deg
- Cymorth Cynnar
- Gwasanaethau mewnol eraill y Cyngor efallai y bydd angen i ni rannu eich data personol â nhw er mwyn darparu'r gwasanaeth i chi.
- Sefydliadau, cyrff, gweithwyr a gofalwyr a all helpu a chefnogi eich anghenion o bosibl
Sut byddwn yn defnyddio eich data?
Mae Gwasanaethau Rhianta Caerdydd yn casglu eich data fel y gallwn ddarparu ein gwasanaethau i chi a'ch teulu.
Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?
Rhennir eich data personol â'r sefydliadau partner a restrir:
- Ein staff – lle mae'r wybodaeth yn cyfrannu at eu gwaith gyda chi
- Gwasanaethau Awdurdodau Lleol Eraill e.e. addysg, gwasanaethau plant
- Gwasanaethau a Gomisiynir gan yr Awdurdod Lleol e.e. Gwasanaeth Lles Teuluoedd, HomeStart
- Gwasanaethau Iechyd e.e. Ymwelydd Iechyd, Meddyg Teulu, Bwrdd Iechyd Caerdydd a'r Fro (y BIP)
- Y Llysoedd – o dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys
Rhennir y data hwn at ddibenion:
- bodloni anghenion eich plentyn neu'ch teulu
- trafod atgyfeiriad i wasanaeth arall
Sut rydym yn storio eich data?
Mae Gwasanaethau Rhianta Caerdydd yn cadw eich data yn ddiogel ar y system rheoli achosion, PARIS, sy’n system cofnodion clinigol a weithredir gan Fwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro. Nodir gwybodaeth am gyfnodau cadw’r cofnodion hyn yn y
Cod Ymarfer Rheoli Cofnodion Iechyd a Gofal Cymdeithasol.
Bydd unrhyw wybodaeth na chedwir yn PARIS yn cael ei chadw'n ddiogel gan Gyngor Caerdydd ar ein cyfrifiaduron a/neu gabinetau ffeilio dan glo. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei chadw yn unol ag amserlen gadw gorfforaethol Cyngor Caerdydd.
Byddwn ond yn cadw eich data personol cyn hired ag sydd ei angen er mwyn cyflawni’r diben(ion) y cafodd ei gasglu ar ei gyfer ac am gyfnod yr ydym yn ei ystyried yn angenrheidiol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y byddwn yn eu derbyn, oni bai y dewiswn gadw eich data am gyfnod hwy i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol. Pan fydd y cyfnod hwn wedi dod i ben, byddwn yn dileu eich data.
Beth yw eich hawliau diogelu data?
Hoffai Gwasanaethau Rhianta Caerdydd wneud yn siŵr eich bod yn gwbl ymwybodol o'ch holl hawliau diogelu data. Mae gan bob defnyddiwr hawl i'r canlynol:
- Yr hawl i gael mynediad – Mae gennych hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd am gopïau o'ch data personol.
- Yr hawl i gywiro – Mae gennych hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd gywiro unrhyw wybodaeth sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd gwblhau'r wybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi.
- Yr hawl i ddileu – Mae gennych hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd ddileu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i gyfyngu prosesu – Mae gennych hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd gyfyngu ar brosesu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i wrthwynebu prosesu – Mae gennych hawl i wrthwynebu i Wasanaethau Rhianta Caerdydd brosesu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i gludo data – Mae gennych hawl i ofyn i Wasanaethau Rhianta Caerdydd drosglwyddo'r data yr ydym wedi'i gasglu i sefydliad arall, neu'n uniongyrchol i chi, dan rai amodau.
Os gwnewch gais, bydd gennym un mis i ymateb i chi. Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni drwy HawliauUnigolion@caerdydd.gov.uk os hoffech wneud cais.
Ein sail gyfreithlon
Ein sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio eich data personol yn gyffredinol fydd y canlynol:
- Tasg Gyhoeddus: Byddwn yn prosesu eich data personol i gwblhau tasg er budd y cyhoedd neu i arfer awdurdod swyddogol sydd gennym fel corff cyhoeddus
- Buddiant Allweddol i Fywyd - Er mwyn diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu fod dynol arall os bydd argyfwng neu lle mae pryderon diogelu yn codi.
Mae tudalen we Gwasanaethau Rhianta Caerdydd yn cynnwys dolenni i wefannau eraill. Dim ond i'n gwefan ni y mae ein polisi preifatrwydd yn berthnasol, felly os byddwch yn clicio ar ddolen i wefan arall, dylech ddarllen eu polisi preifatrwydd nhw.
Newidiadau i'n polisi preifatrwydd
Mae Gwasanaethau Rhianta Caerdydd yn adolygu eu polisi preifatrwydd yn rheolaidd ac yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen we hon. Diweddarwyd y polisi preifatrwydd hwn ddiwethaf yn Ebrill 2023.
Sut i gysylltu â ni
Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am bolisïau preifatrwydd Gwasanaethau Rhianta Caerdydd neu’r data rydym yn ei gadw amdanoch chi, neu os hoffech arfer un o’ch hawliau diogelu data, mae croeso i chi gysylltu â ni.
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
Ebost: diogeludata@caerdydd.gov.uk
Sut i gysylltu â’r awdurdod priodol