Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i Apeliadau Derbyn i Ysgolion ac Apeliadau Gwaharddiadau a hwylusir gan wasanaethau cyfreithiol Cyngor Caerdydd.
Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn cwmpasu:
- Pam mae angen i ni gasglu'r data hwn?
- Pa ddata rydym yn ei gasglu a pham?
- Sut rydym yn casglu eich data?
- Sut byddwn yn defnyddio eich data?
- Sut rydym yn storio eich data?
- Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?
- Beth yw eich hawliau diogelu data?
- Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data
- Polisïau preifatrwydd ar gyfer gwefannau eraill
- Newidiadau i'n polisi preifatrwydd
- Sut i gysylltu â ni
- Sut i gysylltu â’r awdurdodau priodol
Pam mae angen i ni gasglu'r data hwn?
Mae’r Gwasanaethau Cyfreithiol yn hwyluso Apeliadau Derbyn i Ysgolion ac Apeliadau Gwaharddiadau ac yn prosesu data personol i weinyddu'r prosesau hyn lle bydd Panel Apeliadau Annibynnol yn penderfynu ar yr apêl. Mae hyn yn cynnwys:
- Gwneud trefniadau angenrheidiol ar gyfer gwrandawiadau apeliadau a glywir gan baneli Derbyn i Ysgolion a phaneli Apeliadau Gwaharddiadau,
- Er mwyn caniatáu i ni gadw mewn cysylltiad â chi am eich apêl ac i wneud cofnodion priodol o'r apêl,
- I rannu'r wybodaeth yr ydych wedi'i darparu i gefnogi eich apêl gydag aelodau'r panel, swyddogion cyflwyno ar gyfer yr ysgol/ion, y clercod i'r panel ac unrhyw bartïon eraill sy'n bresennol yn yr apeliadau.
Pa ddata rydym yn ei gasglu?
Mae’r Gwasanaethau Cyfreithiol yn casglu'r data canlynol:
- Enw’r rhiant
- Enw’r disgybl
- Dyddiad geni disgybl
- Cyfeiriadau pob un (os yn wahanol)
- Cyfeiriad e-bost rhiant
- Enw’r ysgol bresennol
- Enw'r ysgol a ffefrir
- Grŵp blwyddyn y disgybl
- Seiliau/rhesymau dros gyflwyno'r apêl.
Bydd y Gwasanaethau Cyfreithiol hefyd yn gofyn am unrhyw ddogfennaeth ategol i gefnogi eich apêl. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth ategol gan ddarparwyr iechyd neu ofal cymdeithasol neu wybodaeth arall yr ydych am ei chyflenwi.
Caiff y wybodaeth hon ei chasglu i alluogi hwyluso paneli derbyn i ysgolion, neu baneli apeliadau gwaharddiadau.
Sut rydym yn casglu eich data?
Rydych chi'n darparu’r rhan fwyaf o'r data rydyn ni'n ei gasglu yn uniongyrchol i’r Gwasanaethau Cyfreithiol. Rydym yn casglu data ac yn prosesu data pan fyddwch yn cyflwyno eich ffurflen apêl.
Gall y Gwasanaethau Cyfreithiol hefyd dderbyn eich data yn anuniongyrchol gan yr adran Addysg neu ysgol eich plentyn mewn perthynas â'ch cais derbyn neu benderfyniad gwaharddiad parhaol.
Sut byddwn yn defnyddio eich data?
Mae’r Gwasanaethau Cyfreithiol yn casglu eich data fel y gallwn weinyddu a gwneud trefniadau ar gyfer eich gwrandawiad apêl, i gysylltu â chi/y partïon am hyn a darparu gwybodaeth i bob plaid ac aelodau'r panel i'w galluogi i wneud eu penderfyniad.
Gyda phwy rydym yn rhannu eich data?
- Cyflogeion Cyngor Caerdydd yn y Gwasanaethau addysg,
- Cyflogeion y Gwasanaethau Cyfreithiol sy'n ymwneud â gweinyddu apeliadau ysgol,
- Yr ysgol yr ydych wedi apelio amdani,
- Y panel annibynnol sy'n ystyried yr apêl,
- Cyflogeion Cyngor Caerdydd neu bersonau allanol sy'n gweithredu fel rhai sy'n gwneud nodiadau yn y gwrandawiadau,
- Unrhyw ymgynghorwyr cyfreithiol allanol sy'n gweithredu fel clerc i'r panel apeliadau annibynnol,
- Os bydd cwyn, yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus, neu Weinidogion Cymru i'w caniatáu i ymchwilio.
Sut rydym yn storio eich data?
Mae’r Gwasanaethau Cyfreithiol yn storio eich data yn ddiogel ar systemau TG y Cyngor sy'n cael eu cyrchu gan weithwyr awdurdodedig yn unig.
Bydd y Gwasanaethau Cyfreithiol yn cadw data ynghylch apeliadau derbyn i ysgolion am ddwy flynedd a data ynghylch gwaharddiadau parhaol am bum mlynedd. Ar ôl i'r cyfnod hwn ddod i ben, byddwn yn dileu eich data trwy ddileu'r ffeil a grëwyd i weinyddu eich apêl.
Beth yw eich hawliau diogelu data?
Hoffai’r Gwasanaethau Cyfreithiol wneud yn siŵr eich bod yn gwbl ymwybodol o'ch holl hawliau diogelu data. Mae gan bob defnyddiwr hawl i'r canlynol:
- Yr hawl i gael mynediad – Mae gennych hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol am gopïau o'ch data personol.
- Yr hawl i gywiro – Mae gennych hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol gywiro unrhyw wybodaeth sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol gwblhau'r wybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi.
- Yr hawl i ddileu – Mae gennych hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol ddileu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i gyfyngu ar brosesu – Mae gennych hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol roi cyfyngiadau ar brosesu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i wrthwynebu prosesu – Mae gennych hawl i wrthwynebu i’r Gwasanaethau Cyfreithiol brosesu eich data personol, dan rai amodau.
- Yr hawl i gludo data – Mae gennych hawl i ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol drosglwyddo'r data yr ydym wedi'i gasglu i sefydliad arall, neu'n uniongyrchol i chi, dan rai amodau.
Ein sail gyfreithlon
Mae'r gwaith o brosesu eich data ar gyfer apeliadau ysgol yn cael ei wneud yn unol â'r gofynion statudol a amlinellir yn y Cod Apeliadau Derbyn i Ysgolion, Cod Statudol - dogfen rhif 007/2013 a Gwaharddiadau Ysgolion ac Unedau Cyfeirio Disgyblion -dogfen rhif 225/2019, y ddwy wedi eu cyhoeddi gan Lywodraeth Cymru.
- Mae'r codau sy’n pennu’r ddeddfwriaeth berthnasol sy'n cefnogi'r prosesau hyn yn cynnwys:
- Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998,
- Deddf Cydraddoldeb 2010,
- Rheoliadau Addysg (Trefniadau Apeliadau Derbyn) (Cymru) (Diwygiad) 2013 a fersiynau blaenorol,
- Rheoliadau Addysg (Gwaharddiadau ac Apeliadau Disgyblion) (Ysgolion a Gynhelir Cymru) 2003
- Rheoliadau Addysg (Gwaharddiadau ac Apeliadau Disgyblion) (Cymru) (Diwygiadau Amrywiol) 2004.
Mae Cyngor Caerdydd hefyd yn ymgymryd â phrosesu yn ei rôl fel awdurdod cyhoeddus fel sy'n angenrheidiol er budd y cyhoedd.
Newidiadau i'n polisi preifatrwydd
Mae’r Gwasanaethau Cyfreithiol yn adolygu eu polisi preifatrwydd yn rheolaidd ac yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen we hon. Diweddarwyd y polisi preifatrwydd hwn ddiwethaf yn Ionawr 2023.
Sut i gysylltu â ni
Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am bolisi preifatrwydd y Gwasanaethau Cyfreithiol, y data rydym yn ei gadw amdanoch chi, mae croeso i chi gysylltu â ni neu’r Swyddog Diogelu Data.
Apeliadau Ysgol
Ystafell 462
Cyngor Caerdydd
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
CF10 4UW
E-bost: apeliadauysgol@caerdydd.gov.uk
Ffon: 029 2087 2474
Swyddog Diogelu Data
Ystafell 357
Cyngor Caerdydd
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
CF10 4UW
E-bost: diogeludata@caerdydd.gov.uk
Sut i gysylltu â’r awdurdod priodol