Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn wedi'i ddylunio i roi gwybodaeth i denantiaid ac ymgeiswyr am sut y bydd eu data personol yn cael ei brosesu gan Gyngor Caerdydd a’i Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig Partner.
Pam rydym yn anfon yr hysbysiad hwn atoch chi
Mae angen eich data personol ar Gyngor Caerdydd i gyflawni tasgau penodol sy’n ymwneud â darparu tai a gwasanaethau cymorth. Mae’r hysbysiad hwn wedi’i greu i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’ch data a’r mesurau diogelwch sydd ar waith i’w ddiogelu.
Pa fathau o ddata personol rydym yn eu prosesu?
Mae’r mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu a’u casglu’n cynnwys y canlynol, ymhlith eraill:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.
- Gwybodaeth adnabod, gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, rhifau cyflogai ac aelodaeth.
- Gwybodaeth am eich amgylchiadau personol, lle bo’i hangen gan wasanaeth perthnasol.
- Gwybodaeth ariannol, cyflogaeth a budd-daliadau
- Collfarnau Troseddol
- Data demograffig
- Cofnodion Mabwysiadu a Gwasanaethau Cymdeithasol
- Cofnodion Ysgol
- Cyfrifoldebau Gofalu
- Trefniadau mynediad Gofal Plant
- Manylion dibynyddion
- Manylion Lluoedd Arfog
- Cysylltiad/cyflogaeth gyda chymdeithas dai neu Gyngor Caerdydd
- Perchnogaeth Eiddo
- Gwybodaeth sy’n Gysylltiedig â Thenantiaeth
Byddwn hefyd yn prosesu’r data Categori Arbennig canlynol:
- Tarddiad hiliol ac ethnig
- Credoau crefyddol
- Cenedligrwydd a statws mewnfudo
- Ieithoedd a siaredir
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Eich iechyd meddyliol a chorfforol
- Statws Priodasol
- Rhywedd
Sut rydyn ni’n cael eich data personol?
Rydyn ni’n cael eich data personol o ffynonellau gan gynnwys:
- Data a ddarparwyd gennych chi ar Ffurflen Gais Tŷ, Ffurflen Gais Trosglwyddo, Cais Cyfnewid, neu Ffurflen Sgrinio
- Data a ddarparwyd gan eich gweithiwr cymdeithasol, gofalwr, neu meddyg
- Ymholiadau e-bost
- Ymholiadau ffôn
- Cyfarfodydd wyneb yn wyneb (gyda'n gweithwyr)
- Adrannau eraill y Cyngor
- Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
Sut rydyn ni'n defnyddio eich data personol?
Gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer un neu fwy o'r dibenion canlynol:
- I gysylltu â chi mewn perthynas â'ch tenantiaeth, cyfrif rhent neu atgyweiriadau
- I asesu eich Anghenion Tai
- I'ch helpu chi gyda Chyngor Lles a chaledi ariannol
- I drafod gyda chi unrhyw gwynion yn eich erbyn chi neu y gallai fod gennych chi
- I’ch diweddaru mewn perthynas ag unrhyw newidiadau deddfwriaeth
Beth yw ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?
O dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (UK GDPR), rydym yn dibynnu ar un neu fwy o’r seiliau cyfreithlon canlynol ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon:
- Cydsyniad, wrth gasglu eich data i gychwyn er mwyn darparu llety.
- Contract, ar ôl i Gyngor Caerdydd ymrwymo i gytundeb i dderbyn eich llety dyranedig.
- I gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol yn unol â Deddf Tai (Cymru) 2014.
- I gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein rôl fel corff cyhoeddus.
Y sefydliadau y byddwn yn rhannu eich data personol gyda nhw
Efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gydag adrannau eraill o fewn Cyngor Caerdydd a sefydliadau allanol rydym yn gweithio gyda nhw.
Gallai’r rhain gynnwys:
- Gwasanaethau allanol fel y Gwasanaeth Prawf, yr heddlu, y gwasanaeth carchardai, y gwasanaeth iechyd
- Gwasanaethau ac adrannau eraill Cyngor Caerdydd
- Xerox - gallwch weld eu polisi preifatrwydd
- DocuSign - gallwch weld eu polisi preifatrwydd
- Homeswapper / Swaptracker (MRI)
- Y Llysoedd
- Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
- Dŵr Cymru
- Darparwyr Cyfleustodau a'u hasiantau cysylltiedig
- Llywodraeth Cymru
Rhannu eich gwybodaeth gyda gwasanaethau a sefydliadau eraill
Weithiau, mae’n rhaid i ni rannu gwybodaeth bersonol heb ofyn i'r unigolyn.
Gall hyn ddigwydd:
- Ar gyfer achosion cyfreithiol pan wneir Gorchymyn Llys.
- Os oes perygl o niwed neu gamdriniaeth i chi neu bobl eraill.
- Pan na fyddwch, o bosibl, yn gallu cydsynio, oherwydd cyflwr iechyd meddwl neu gorfforol er enghraifft.
- I gynorthwyo’r awdurdodau i atal/datrys troseddau neu erlyn troseddwyr, neu asesu/talu treth.
Eich hawliau diogelu data
Dan gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau sy’n cynnwys:
- Eich hawl mynediad - Mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i gywiro - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi.
- Eich hawl i ddileu - Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gyfyngu ar brosesu - Dan rai amgylchiadau mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i wrthwynebu prosesu - Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gludadwyedd data - Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth bersonol a roesoch i ni i sefydliad arall, neu i chi, dan rai amgylchiadau.
Nid oes angen i chi dalu unrhyw dâl am arfer eich hawliau. Os gwnewch gais, bydd gennym un mis i ymateb i chi.
Cysylltwch â ni drwy HawliauUnigolion@caerdydd.gov.uk os hoffech wneud cais.
Sut i gwyno
Os oes gennych unrhyw bryderon am ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol, gallwch wneud cwyn i ni yn diogeludata@caerdydd.gov.uk.
Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anhapus â'r ffordd rydym wedi defnyddio eich data.
Cyfeiriad Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Ffon: 0303 123 1113
Cysylltu â Diogelu Data
Cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
E-bost: diogeludata@caerdydd.gov.uk
Rhagor o Ychwanegol
Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf yn Ionawr 2023.