Cynlluniwyd y Polisi Preifatrwydd hwn i hysbysu defnyddwyr gwasanaeth am sut y caiff eu data personol ei brosesu gan Gyngor Caerdydd ac am eu hawliau mewn perthynas â diogelu data.
Pam rydym yn anfon yr hysbysiad hwn atoch chi
Mae angen eich data personol ar Gyngor Caerdydd i gyflawni tasgau penodol sy’n ymwneud â darparu tai a gwasanaethau cymorth. Mae’r hysbysiad hwn wedi’i greu i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’ch data a’r mesurau diogelwch sydd ar waith i’w ddiogelu.
Pa ddata personol rydym yn ei brosesu?
Mae’r mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu a’u casglu’n cynnwys y canlynol, ymhlith eraill:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.
- Gwybodaeth adnabyddadwy, gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, rhifau cyfeirnod personol sy'n ymwneud â'ch Cofnodion Tai.
- Gwybodaeth am eich amgylchiadau personol, lle bo’i hangen gan wasanaeth perthnasol.
- Gwybodaeth ariannol, cyflogaeth a budd-daliadau
- Data demograffig, a all gynnwys gwybodaeth am aelodau o'r teulu a'r ardal y maent yn byw ynddi, lle bo angen hynny ar wasanaeth perthnasol
- Cofnodion Mabwysiadu a Gwasanaethau Cymdeithasol
- Cofnodion Ysgol
- Cyfrifoldebau Gofalu
- Trefniadau mynediad Gofal Plant
- Manylion dibynyddion
- Manylion Lluoedd Arfog
- Cysylltiad/cyflogaeth gyda chymdeithas dai neu Gyngor Caerdydd
- Perchnogaeth Eiddo
- Gwybodaeth sy’n Gysylltiedig â Thenantiaeth
Byddwn hefyd yn prosesu’r data Categori Arbennig canlynol:
- Tarddiad hiliol ac ethnig
- Credoau crefyddol
- Cenedligrwydd a statws mewnfudo
- Ieithoedd a siaredir
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Eich iechyd meddyliol a chorfforol
- Statws Priodasol
- Rhywedd
Caiff y wybodaeth hon ei chasglu er mwyn darparu cymorth perthnasol i chi a/neu eich teulu.
Os ydych wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, megis aelodau’r teulu neu bobl ddibynnol, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn gwybod am y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn.
Sut rydym y’n cael eich data personol?
Gallwn gasglu eich data personol yn unrhyw un o'r ffyrdd canlynol:
- Data a ddarperir gennych chi ar Ffurflen Gais Tŷ, Ffurflen Gais Trosglwyddo, cais cyfnewid, neu ffurflen sgrinio
- Data a ddarparwyd gan eich gweithiwr cymdeithasol, gofalwr neu feddyg
- Ymholiadau e-bost
- Ymholiadau ffôn
- Cyfarfodydd wyneb yn wyneb (gyda'n gweithwyr)
- Adrannau eraill y cyngor
- Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
- Sgwrsio Byw
- Llenwi arolygon
- Cystadlu mewn cystadlaethau
Pam mae angen eich data personol arnom?
Gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer un neu fwy o'r dibenion canlynol:
- I gysylltu â chi mewn perthynas â'ch tenantiaeth, cyfrif rhent neu atgyweiriadau
- I asesu eich Anghenion Tai
- I'ch helpu chi gyda Chyngor Lles a chaledi ariannol
- I drafod gyda chi unrhyw gwynion yn eich erbyn chi neu y gallai fod gennych chi
- I’ch diweddaru mewn perthynas ag unrhyw newidiadau deddfwriaeth
- I gysylltu â chi os ydych wedi ennill cystadleuaeth
Beth yw ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?
O dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (UK GDPR), rydym yn dibynnu ar un neu fwy o’r seiliau cyfreithlon canlynol ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon:
Cydsyniad, wrth gasglu eich data i gychwyn er mwyn darparu llety. Pan fyddwch chi'n llenwi arolwg neu pan fyddwch chi'n cystadlu mewn cystadleuaeth
Contract, ar ôl i Gyngor Caerdydd ymrwymo i gytundeb i dderbyn eich llety dyranedig.
I gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol yn unol â Deddf Tai (Cymru) 2014.
I gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein rôl fel corff cyhoeddus
Lle dibynnwyd ar gydsyniad, gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg drwy gysylltu â housingsupport@caerdydd.gov.uk
Sefydliadau y gallwn ni rannu eich data personol â nhw
O bryd i’w gilydd byddwn yn rhannu eich data personol gyda sefydliadau partner a darparwyr gwasanaeth fel y gallant ein helpu i gynnal ein dyletswyddau, ein hawliau a’n disgresiynau mewn perthynas â’r gwasanaethau a ddarparwn. Bydd rhai o’r sefydliadau hynny’n prosesu eich data personol ar ein rhan ac yn unol â’n cyfarwyddiadau. Ym mhob achos, byddwn dim ond yn rhannu data i’r graddau y credwn fod angen y wybodaeth yn rhesymol at y dibenion hyn.
Caiff unrhyw Wybodaeth Bersonol sydd gennym dim ond ei datgelu, gyda diben rhesymol, i:
- Ein staff – pan fydd y wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith.
- Y Llysoedd – dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys.
- Llywodraeth Cymru - yn unol â'r gofynion statudol neu lle byddwn yn gweinyddu cynllun ar eu rhan
- Ein partneriaid – yn unol â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt ac mewn cydymffurfiaeth gyfreithlon â GDPR y DU.
- NEC – ein proseswyr data. Gallwch weld Polisi Preifatrwydd NEC.
- Gwasanaethau allanol fel y Gwasanaeth Prawf, yr heddlu, y gwasanaeth carchardai, y gwasanaeth iechyd
- Xerox - gallwch weld eu polisi preifatrwydd
- DocuSign - gallwch weld eu polisi preifatrwydd
- Homeswapper / Swaptracker (MRI)
- Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
- Dŵr Cymru
- Darparwyr Cyfleustodau a'u hasiantau cysylltiedig
Sut yr ydym yn storio eich data personol?
Bydd eich data personol yn cael ei storio'n ddiogel ar ein system rheoli achosion ddiogel, Workflow 360 neu Housing I World.
Am ba hyd byddwn yn cadw eich data personol?
Bydd eich data personol yn cael ei gadw yn unol ag Erthygl 5 (e) GDPR y DU ac ni chedwir data personol yn hirach nag sydd angen.
Byddwn dim ond yn cadw eich data personol cyn hired ag sydd angen er mwyn cyflawni’r dibenion y cafodd ei gasglu atynt ac am gyfnod yr ydym yn ei ystyried yn angenrheidiol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y byddwn yn eu derbyn, oni bai y dewiswn gadw eich data am gyfnod hirach i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol.
Eich hawliau diogelu data
Dan gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau sy’n cynnwys:
- Eich hawl mynediad - Mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i gywiro - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi.
- Eich hawl i ddileu - Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gyfyngu ar brosesu - Dan rai amgylchiadau mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i wrthwynebu prosesu - Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gludadwyedd data - Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth bersonol a roesoch i ni i sefydliad arall, neu i chi, dan rai amgylchiadau.
Nid oes angen i chi dalu unrhyw daliad am arfer eich hawliau. Os gwnewch gais, bydd gennym un mis i ymateb i chi.
Cysylltwch â ni drwy HawliauUnigolion@caerdydd.gov.uk os hoffech wneud cais.
Sut i wneud cwyn a sut i gysylltu â Diogelu Data
Os hoffech gwyno am y ffordd y mae eich data personol wedi'i brosesu neu os hoffech ofyn am ragor o wybodaeth am brosesu eich data personol, gallwch wneud hynny drwy gysylltu â Diogelu Data:
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
diogeludata@caerdydd.gov.uk
Mae gennych hawl i wneud cwyn hefyd i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Rhif llinell gymorth: 0303 123 1113
Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: https://www.ico.org.uk
Gwybodaeth Ychwanegol
Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf yn Mawrth 2024.