Mae gan bawb sy’n gweithio i’r Gwasanaethau Etholiadol ddyletswydd gyfreithiol i gadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch chi yn unol â’r gyfraith.
Mae’r daflen hon yn esbonio pam ein bod yn gofyn am wybodaeth bersonol amdanoch, sut y caiff y wybodaeth honno ei defnyddio a sut y gallwch chi gael mynediad at eich cofnodion.
WRydym ni’n defnyddio gwybodaeth am ddinasyddion, Etholwyr a Phleidleiswyr i'n galluogi i gyflawni swyddogaethau penodol yr ydym ni'n gyfrifol amdanynt a darparu gwasanaeth statudol i chi.
Rydym yn cadw darpar gofnodion a chofnodion gwirioneddol am etholwyr, pleidleiswyr, dinasyddion a’u hasiantau, staff a gyflogir mewn etholiad a’r bobl y mae gofyn i ni eu talu. Mae’n bosib y caiff y cofnodion hyn eu hysgrifennu ar bapur (cofnodion a gedwir â llaw) neu eu cadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).
Gall y cofnodion dan sylw gynnwys:
- gwybodaeth sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft, eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni a chenedligrwydd
- nodau adnabod unigryw (eich rhif Yswiriant Cenedlaethol, er enghraifft)
- ffurflenni cais wedi’u sganio a dyddiadau unrhyw ohebiaeth,
- nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol yr ydych chi wedi rhoi gwybod i ni amdanynt
- manylion a chofnodion am y gwasanaeth a gawsoch,
- ich cyfeiriad blaenorol neu unrhyw gyfeiriad ailgyfeiriedig
- Y bobl eraill sy’n byw yn eich cartref
- Os ydych dros 76 mlwydd oed neu o dan 16/17 mlwydd oed
- P'un ai a ydych wedi dewis optio allan o’r fersiwn Agored o’r Gofrestr
Caiff eich cofnodion eu defnyddio i sicrhau ein bod ni'n darparu'r gwasanaeth y mae ei angen arnoch. Byddwn ni, ar sail eich cenedligrwydd, yn cynnwys eich enw ar y Gofrestr Etholiadol er mwyn eich galluogi i bleidleisio yn ôl eich dull o ddewis.
Mae’r Gofrestr Etholiadol yn ddogfen gyhoeddus y gellir ei gweld dan reolaeth lem.
Er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn i chi, rydym yn dibynnu ar ein rhwymedigaeth gyfreithiol. Mae’n rhaid i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol a Swyddog Canlyniadau brosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi mewn cysylltiad â pharatoi a chynnal Etholiadau. Caiff y wybodaeth amdanoch ei chadw a'i diweddaru yn unol â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â’r cyfnodau cadw statudol.
- I argraffwyr dan gontract i argraffu eich cardiau pleidleisio, pecynnau pleidleisio drwy’r post a deunyddiau etholiadol eraill
- I bleidiau etholiadol, cynrychiolwyr etholiadol, ymgeiswyr, asiantau a chyfranogwyr eraill a gaiff ei defnyddio at Ddibenion Etholiadol yn unig
- Asiantaethau gwirio credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau’r DU, y Comisiwn Etholiadol a sefydliadau statudol eraill sy’n derbyn y Gofrestr Etholiadol
- Manylion o ran p’un ai a ydych wedi pleidleisio (ond nid sut ydych wedi pleidleisio) i'r rheiny sydd â hawl dan y gyfraith i dderbyn y wybodaeth honno yn dilyn etholiad
- pan fo iechyd a diogelwch eraill mewn perygl
- pan fo’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni drosglwyddo gwybodaeth dan amodau arbennig
- i atal trosedd neu ganfod twyll fel rhan o’r Fenter Twyll Genedlaethol
Dan y gyfraith mae’n rhaid i ni roi gwybod am rai mathau o wybodaeth i awdurdodau priodol - er enghraifft:
- pan fo gorchymyn llys ffurfiol wedi’i gyflwyno
- i asiantaethau gorfodi’r gyfraith er mwyn atal neu ganfod trosedd
- i’r Swyddfa Ganolog ar gyfer Gwysio Rheithgorau i roi gwybod iddynt am bobl sy’n 76 mlwydd oed neu hŷn ac nad ydynt yn gymwys i wasanaethu ar reithgorau mwyach
Mae’r broses o wirio nodau adnabod personol dinasyddion er mwyn sicrhau eu bod yn gymwys i gael eu cynnwys ar y Gofrestr Etholiadol, yn cael ei rheoli gan Swyddfa'r Cabinet drwy Wasanaeth Digidol CEU.
Mae hynny’n cynnwys:
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau sy’n defnyddio data a ddarperir i gadarnhau hunaniaeth ceiswyr newydd
- Bydd Swyddfa’r Cabinet yn hysbysu’r cyn awdurdod lleol am y bobl sydd wedi symud ardal
Caiff gwybodaeth ei phrosesu o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd ac ni chaiff ei rhannu â derbynyddion tramor.
Os yw eich manylion chi wedi'u cynnwys yn y fersiwn Agored o'r Gofrestr Etholiadol, mae’n bosib y caiff eich enw a chyfeiriad eu gwerthu i drydydd parti a all ddefnyddio’r wybodaeth honno at unrhyw ddiben. Gallwch optio allan o’r fersiwn hon ar unrhyw adeg a rhoddir cyfle i chi wneud hynny bob blwyddyn fel rhan o'r gwaith o ganfasio pob aelwyd.
Mae Deddf Diogelu Data 2019 yn rhoi caniatâd i chi gael gwybod ba wybodaeth a gedwir amdanoch, ar bapur a chofnodion cyfrifiadurol. Gelwir hyn yn ‘hawl mynediad gwrthrych y data’ ac mae’n berthnasol i’ch cofnodion Gwasanaethau Etholiadol ynghyd â phob cofnod personol arall.
Os hoffech weld copi o'ch cofnodion dylech gysylltu â'r swyddog Diogelu Data. Mae hawl gennych i gael copi o’ch cofnodion am ddim, cyn pen mis o gyflwyno cais.
Mewn rhai amgylchiadau gall mynediad at eich cofnodion fod wedi’i gyfyngu, er enghraifft, os yw’r cofnodion y gofynnoch amdanynt yn cynnwys gwybodaeth am berson arall.
Mae Deddf Diogelu Data yn rhoi hawliau eraill i chi; er enghraifft, os oes camgymeriad yn eich cofnodion mae hawl gennych i sicrhau bod hwnnw'n cael ei gywiro neu ei ddileu.
Mae hawl gennych optio allan o’r Fersiwn Agored o’r Gofrestr, ar unrhyw adeg, ac mae’n rhaid i ni dynnu eich enw oddi ar y fersiwn hon a rhoi gwybod i’r derbynnydd statudol yn y diweddariad nesaf.
Mae hawl gennych i gael gwybod os ydyn ni wedi gwneud camgymeriad wrth brosesu eich data a byddwn yn rhoi gwybod am unrhyw achosion felly i’r Comisiynydd ein hunain.
If
Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am y ffordd yr ydym yn defnyddio gwybodaeth amdanoch, neu os nad ydych am i wybodaeth amdanoch gael ei defnyddio mewn unrhyw un o’r ffyrdd a ddisgrifir, rhowch wybod i ni.
Cyswllt:
Y Swyddfa Diogelu Data
Cyngor Caerdydd
02920 872087
diogeludata@caerdydd.gov.uk
Gallwch hefyd wneud cwyn i'r Comisiynydd GwybodaethDolen allanol yn agor mewn ffenest newydd